Dada
la importante función que cumplen las cuentas en la compilación y procesamiento de los datos del sistema contable de la empresa, es imprescindible
contar con una lista de las cuentas ordenadas metódicamente para sistematizar las registraciones contables y reflejar los efectos de los hechos
y operaciones que afectan al ente.
A dicha lista le llamamos Plan de Cuentas.
Las cuentas no pueden ser utilizadas
sin ningún plan determinado, debiendo
crearse las que sean necesarias en la medida en que se vayan realizando las operaciones comerciales.
Los
objetivos contables modernos obligan a esbozar, antes de las registraciones contables, un plan de rubros o cuentas que ofrece numerosas ventajas prácticas.
Con
este propósito es necesario tenerse en cuenta una serie de aspectos para su elaboración, entre ellos:
El tipo de empresa de que se trate, las características del negocio
(industrial, comercial, de servicios, etc.)
La naturaleza jurídica (Unipersonal, Sociedad de
Responsabilidad Limitada, Sociedad Anónima, etc.)
Tamaño y necesidades de control que este implica (Pequeña empresa, gran
empresa, etc.)
Un
buen Plan de Cuentas debe reunir las siguientes Características:
Elección previa de un criterio para su organización
Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas
Homogeneidad en los agrupamientos practicados
Claridad en la terminología utilizada
¿Quien elabora
el plan de cuentas?
Es
la propia Empresa, donde se definen claramente las cuentas.
Comprende
el plan
que indica cuales cuentas deben existir para
permitir una elaboración
sistemática del material numérico que es la finalidad
de la Contabilidad.
Existen
algunos tipos de empresas que están bajo contralor gubernamental que tienen un
plan de cuentas básico como modelo como por ejemplo: los organismos del Estado,
las Mutualistas para los balances que se presentan al MSP, las Filiales de
empresas extranjeras que rinden cuentas a las Casas Matrices, etc.
Estos planes
de cuenta tienen flexibilidad en cuanto a su elaboración, pero deben resumirse
en los grandes grupos de cuentas establecidos.
Esto se exige
por una razón de Uniformidad principalmente, para poder planificar, registrar y
presentar la información de modo que sea fácilmente comprendido por los
usuarios externos de la misma.
Para que un grupo de cuentas reciba el nombre de Plan de Cuentas, debe cumplirse como condición
básica que éstas estén ordenadas sistemáticamente.
Resumiendo,
el
Plan de Cuentas es un ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para lograr sus fines.
Concepto de Manual de Cuentas
Los manuales contienen las indicaciones precisas sobre la operatividad de cada cuenta, con indicaciones no sólo de la utilización de las mismas, sino también
del límite
dentro de los que se mueven las
partidas en su imputación.
Además se dan instrucciones
sobre labores administrativo contables que deben cumplir los responsables periódicamente según corresponda, lo que facilita el control interno y externo.
Es en definitiva una guía con explicaciones e instrucciones para el uso del Plan de Cuentas.
La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar:
La tarea de preparación de la información contable
Las tareas de control
La imputación contable en los asientos
Aspectos a considerar en la elaboración de manuales de
cuentas:
En su preparación deben considerarse los siguientes aspectos:
a) Relacionados a la organización
Actividad desarrollada por la organización
Naturaleza jurídica
Tamaño
b) Relacionados a la información requerida
Tipos de informes que se desea preparar
Grado de análisis de la información
c) Relacionados al procesamiento contable
Diario único o diarios múltiples
Medios disponibles para el procesamiento
Codificación de un
plan de cuentas
Los sistemas de codificación contable pueden ser:
Alfabético: asigna códigos utilizando una o varias letras (Ej. Caja = Ca; Banco cuenta corriente
pesos = BCC$, etc)
Alfanumérico: asigna códigos combinando letras y números
(Ej: Banco Cta Cte pesos = BCC1, etc)
Nemotécnico: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las cuentas
al código para facilitar su memorización
Numérico: asigna números según distintos criterios:
i)
Correlativo
(ejemplo: 1 = Caja; 2= Banco cuenta corriente pesos, 3 = Mercaderías, etc)
ii)
Por capítulos de cuentas (por ejemplo: Activo= 1, Pasivo=
2, Patrimonio= 3), luego
dentro de cada capítulo
y
a
medida
que
se van desagregando
las cuentas, se va poniendo un dígito adicional para cada nivel de desagregación.
Los sistemas numéricos son los más difundidos y un ejemplo del mismo es el Plan de Cuentas Tipo que presentaremos a continuación
en la que se agrupan las cuentas por grandes grupos de cuentas como Activo,
Pasivo, Patrimonio Neto, Ganancias y Pérdidas), clasificando a su vez los
grupos en subgrupos homogéneos, considerando además el tipo de cuenta si es
Resumido (o sea los Rubros que acumulan los rubros de detalle que corresponde
al grupo):
Ejemplo de un Plan de
Cuentas Básico:
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Estado de Situación
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Tipo de cuenta
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Saldo
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1 ACTIVO
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Resumen
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11 ACTIVO CORRIENTE
|
Resumen
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111 Disponibilidades
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Resumen
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111101 Caja en Moneda Nacional
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Detalle
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Deudor
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111202 Caja en Moneda Extranjera
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Detalle
|
Deudor
|
111303 BROU Caja de Ahorro pesos
|
Detalle
|
Deudor
|
111404 BROU Cuenta Corriente pesos
|
Detalle
|
Deudor
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113 Créditos
|
Resumen
|
|
1131 Créditos
|
Resumen
|
|
113101 Deudores por ventas
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Detalle
|
Deudor
|
113102 Cheques diferidos a cobrar
|
Detalle
|
Deudor
|
113203 Documentos a cobrar
|
Detalle
|
Deudor
|
1132 Otros Créditos
|
Resumen
|
|
113201 IVA Compras
|
Detalle
|
Deudor
|
114 Bienes de Cambio
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Resumen
|
|
1141 Materias Primas
|
Detalle
|
Deudor
|
1142 Productos en proceso
|
Detalle
|
Deudor
|
1143 Productos terminados
|
Detalle
|
Deudor
|
1144 Mercaderías de reventa
|
Detalle
|
Deudor
|
12 ACTIVO NO CORRIENTE
|
Resumen
|
|
121 Bienes de USO
|
Resumen
|
|
1211 Maquinaria
|
Detalle
|
Deudor
|
1212 Instalaciones
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Detalle
|
Deudor
|
1213 Inmuebles
|
Detalle
|
Deudor
|
Resumen
|
||
2 PASIVO
|
Resumen
|
|
21 PASIVO CORRIENTE
|
Resumen
|
|
211 Deudas
|
Resumen
|
|
2111 Deudas Comerciales
|
Resumen
|
|
211101 Acreedores por Compras
|
Detalle
|
Acreedor
|
211202 Cheques diferidos a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
211203 Conformes a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
2112 Deudas Financieras
|
Resumen
|
|
212101 Vales Bancarios A Pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
2113 Deudas Diversas
|
Resumen
|
|
211301 Cuentas a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
211302 Impuestos a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
211303 BPS
|
Detalle
|
Acreedor
|
211304 BSE
|
Detalle
|
Acreedor
|
211305 Sueldos a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
211306 IVA Ventas
|
Detalle
|
Acreedor
|
211307 Seguros a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
211308 Impuestos municipales a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
211309 Impuestos DGI a pagar
|
Detalle
|
Acreedor
|
22 PASIVO NO CORRIENTE
|
Resumen
|
|
221 Deudas Comerciales de largo plazo
|
Resumen
|
|
22101 Acreedores por compras de largo plazo
|
Detalle
|
Acreedor
|
222 Deudas Financieras de largo plazo
|
Resumen
|
|
22201 Vales bancarios a pagar de largo plazo
|
Detalle
|
Acreedor
|
223 Deudas Diversas de largo plazo
|
Resumen
|
|
22301 Préstamos hipotecarios a pagar de largo
plazo
|
Detalle
|
Acreedor
|
3 PATRIMONIO
|
Resumen
|
|
31 CAPITAL
|
Resumen
|
|
3101 Capital
|
Detalle
|
Acreedor
|
32 Resultados de Ejercicios Anteriores
|
Resumen
|
|
3201 Resultados acumulados de ejercicios
anteriores
|
Detalle
|
Acreedor
|
33 Resultado del Ejercicio
|
Resumen
|
|
3301 Resultados del Ejercicio
|
Detalle
|
Acreedor
|
Estado de Resultados
|
Resumen
|
|
4 GANANCIAS
|
Resumen
|
|
41 Ingresos Operativos
|
Resumen
|
Acreedor
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4111 Ventas Montevideo
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Detalle
|
Acreedor
|
4112 Ventas Interior
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Detalle
|
Acreedor
|
5112 Intereses y recargos comerciales ganados
|
Detalle
|
Acreedor
|
5113 (Menos) Descuentos concedidos
|
Detalle
|
Deudor
|
42 Ingresos Financieros
|
Resumen
|
|
4213 Descuentos obtenidos
|
Detalle
|
Deudor
|
5 PERDIDAS
|
Resumen
|
|
51 Costo de lo vendido
|
Resumen
|
|
5101 Costo de Producción
|
Detalle
|
Deudor
|
5102 Costo de Ventas
|
Detalle
|
Deudor
|
52 Gastos de Administración y Ventas
|
Resumen
|
|
5111 Sueldos
|
Detalle
|
Deudor
|
5112 Leyes Sociales
|
Detalle
|
Deudor
|
5113 Honorarios
|
Detalle
|
Deudor
|
5114 Gastos de Papelería
|
Detalle
|
Deudor
|
5115 Impuestos Municipales
|
Detalle
|
Deudor
|
5116 Alquileres Perdidos
|
Detalle
|
Deudor
|
5117 Gastos Generales
|
Detalle
|
Deudor
|
53 Ingresos y Gastos financieros
|
Resumen
|
|
5311 Gastos Bancarios
|
Detalle
|
Deudor
|
5312 Diferencias de cambio perdidas
|
Detalle
|
Deudor
|
5313 Diferencias de cambio ganadas
|
Detalle
|
Deudor
|
5313 Intereses Perdidos
|
Detalle
|
Deudor
|
5314 Intereses ganados
|
Detalle
|
Deudor
|
54 Resultados extraordinarios
|
Resumen
|
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5401 Venta de Bienes de Uso
|
Detalle
|
Deudor
|
5402 Costo de venta de Bienes de Uso
|
Detalle
|
Deudor
|
55 Amortizaciones
|
Resumen
|
|
5501 Amortizaciones
|
Detalle
|
Deudor
|
58 IRAE
|
Resumen
|
|
5801 IRAE
|
Detalle
|
Deudor
|
59 Pérdidas y Ganancias
|
Resumen
|
|
5998 Pérdidas y Ganancias
|
Detalle
|
Cero
|
5999 Resultado del ejercicio
|
Detalle
|
