COMPRA-VENTA: Los documentos comerciales de
compraventa básicos son:
1: Boleta Contado. Ticket de caja.
2: Nota Devolución Contado.
3: Factura de Crédito.
4: Notas de ajuste (Nota de Crédito y
Nota de Débito).
5: Recibo Oficial.
6: Remito
7: Conforme. Vale
8: Cheques (común y diferido).
1: BOLETA DE CONTADO:
Concepto: se encuentra dentro de los
comprobantes de compra-venta comercial. Es un documento probatorio, de trámite
externo y se contabiliza. Forma parte de los comprobantes de caja. Se
caracteriza porque la emisión y su cobro son simultáneos.
Finalidad: documentar las ventas al contado
de la empresa. Las mismas pueden ser:
a) Contado inmediato: se entrega la
mercadería y al mismo tiempo el vendedor recibe el importe.
b) Contado contrareembolso: se le
entrega la mercadería a un transportista
y la misma se abona en efectivo o cheque al momento de recibirla.
Importancia:
a) Empresa vendedora:
Es el documento que debe extender
obligatoriamente certificando la venta legal.
Documenta el ingreso de dinero en la
empresa.
Debe registrarla en los libros de
contabilidad.
Disminuye el stock de mercaderías.
b) Empresa compradora:
Justifica el origen legal de la
mercadería adquirida.
Documenta el egreso de dinero.
Debe registrarla en los libros.
Aumenta el stock de mercaderías.
Debe presentarla para reclamar o
devolver la mercadería comprada.
Elementos constitutivos: para que el
documento tenga validez legal debe contener:
1) En el ángulo
superior izquierdo y por su orden:
Razón Social o nombre comercial,
cuando exista. Domicilio fiscal.
2) En el ángulo
superior derecho y en su orden:
Número de RUT. Numeración correlativa
impresa. Nombre del comprobante.
En forma inmediata un recuadro con
las siguientes características (en caso de que la documentación se use
indistintamente con otras empresas contribuyentes de IVA (o no) y consumidores
finales):
|
RUT
COMPRADOR
|
|
Consumo
Final
|
Para
documentar operaciones a consumidores finales deberá marcarse con una cruz el
lugar de Consumo Final e inutilizarse el espacio correspondiente al número de
RUT del comprador.
En caso que
la operación supere la suma de $ 10.000 (excluido el IVA) se deberá dejar
constancia, además del nombre y número de documento de identidad del comprador.
En caso en
que la venta de bienes y servicios sea realizada exclusivamente a
contribuyentes de IVA:
RUT COMPRADOR
En
operaciones de venta con consumidores finales exclusivamente:
CONSUMO FINAL
Cuando el
vendedor sea una pequeña empresa:
|
CONTRIBUYENTE
COMPRENDIDO EN EL LITERAL E) DEL ART. 52
|
|
Los
contribuyentes gravados con monotributo llevarán la siguiente leyenda:
MONOTRIBUTO
3) En el ángulo inferior izquierdo y en su
orden:
Constancia
de estar al día con el pago del IVA (si corresponde).
Pie de
imprenta (contiene nombre y número de RUT de la imprenta emisora, número de
constancia, fecha de impresión, nombre,
serie y número inicial y final de la documentación emitida, número de vías
impresas, la leyenda Imprenta Autorizada).
4) En el ángulo inferior derecho:
La
identificación de original o copia. El destino de cada vía.
5) En el sector inferior, al centro, se
incluirá un recuadro donde constará la leyenda “Fecha de vencimiento” y la
correspondiente fecha impresa.
6) Sin ubicación predeterminada: Fecha de
emisión.
Nombre y
domicilio del comprador.
Detalle de
mercaderías o servicios, con indicación de cantidades físicas. Precios
unitarios y final.
Impuestos
discriminados (cuando se efectúen operaciones gravadas con otros sujetos
pasivos, éstos se identificarán como tales por su número de RUT, nombre o razón
social y dirección).
Vías: la
cantidad mínima de vías a emitir son dos: original (para el cliente), copia
(para el vendedor).
EMISIÓN POR MÁQUINAS REGISTRADORAS DE CAJA
(Tickets):
Emisión:
pueden emitir tickets las farmacias, bares, heladerías, quioscos, casas de
juegos electrónicos y de expedición de artículos comestibles (supermercados,
fiambrerías, carnicerías, panaderías y fábricas de pastas).
Quienes no
estén comprendidos en las actividades anteriores pueden solicitar autorización
a la DGI para emitir tickets.
Expedición:
los tickets deberán expedirse en dos vías, cuyo original en todos los casos será
entregada definitivamente a los compradores como comprobante de la operación
efectuada, no pudiendo ser retenidos por el vendedor, excepto que en sustitución
se entregue boleta de contado. La
impresión será claramente visible y legible. La segunda vía quedará dentro de
la máquina en el rollo sin cortar.
Contenido:
contendrán los siguientes datos:
1) Nombre o razón social del emisor.
2) Domicilio fiscal en que es
utilizada la máquina.
3) Número de RUT del emisor.
4) Fecha de la operación.
5) Número correlativo de operación.
6) Importes parciales y totales.
7) Detalle de lo vendido.
Cuando el
comprador solicite boleta contado en sustitución del ticket deberá,
obligatoriamente, acceder a ello.
Si el mismo
ya hubiera sido emitido, deberá anotarse el número en el original de la bol eta
contado que se entrega al comprador y adjuntarlo al duplicado que queda en
poder del emisor.
El ticket no
sirve a la empresa compradora para descontar IVA.
Excepciones: hay excepciones a la
obligación de documentar por parte del vendedor (art. 44 del decreto Nº
597/1988 y con la rendición dada por el art. 1 del decreto Nº 388/1992 de la
DGI).
Están
exceptuadas las operaciones menores de un importe que anualmente fijael Poder
Ejecutivo cuando se realizan a consumidores finales, realizadas por farmacias,
peluquerías, taxímetros, vendedores de diarios y revistas, cigarros, bares,
almacenes, panaderías, carnicerías, puestos de frutas y verduras, fábricas de
pastas, supermercados. Este monto está fijado para el año 2013 (resolución Nº
3036/2012 de fecha 13 de diciembre de 2012 de la DGI) en $ 80 (impuestos incluidos).
Por las
operaciones no documentadas deberá extenderse diariamente un comprobante global
como respaldo de las mismas conservando el vendedor todas las vías de la
documentación emitida.
Dicha
excepción no se aplica a aquellos sujetos pasivos que utilicen máquinas
registradoras de caja.
2: NOTA DEVOLUCIÓN CONTADO:
Concepto: se encuentra dentro de los
documentos de compraventa comercial. Es un documento probatorio, de trámite
externo y se contabiliza.
Forma parte
de los comprobantes de caja.
Utilidad: si la empresa vendedora lo
admite, el comprador (en casos excepcionales y por razones valederas) puede
devolver la mercadería adquirida al contado.
La empresa
vendedora emite un comprobante llamado "Nota Devolución Contado" o
"Devolución Contado" o "Nota de Crédito de Caja",
procediendo así a la documentación de la mencionada devolución.
Es una nota
de ajuste que se usa cuando devuelven parte de la mercadería vendida o cuando
la empresa emite la documentación por computadora.
Elementos
constitutivos: son los mismos, al igual que su ubicación física, que los de la
boleta contado, así como la cantidad de vías que se emiten.
3: FACTURA DE CRÉDITO:
Concepto: es
uno de los comprobantes de la compraventa comercial. Es un documento
probatorio, de trámite externo y debe contabilizarse. Se caracteriza porque hay
un lapso de tiempo entre la emisión de la misma y su cobranza. Documenta venta
de bienes entregados o servicios prestados no pagados.
Obligación de facturar: la factura de
crédito se registra tanto por el comprador como por el vendedor.
El Código de
Comercio ya en 1866 imponía la obligación de facturar.
Está
obligación fue recogida por las distintas leyes impositivas dictadas desde 1941
a la fecha.
Dichas leyes
gravaron ventas y utilidades y el medio más adecuado que tuvieron las
autoridades fiscales para su control fue imponer la obligación de facturar las
ventas a crédito.
Finalidad: documentar las ventas a crédito
simple así como las ventas a crédito documentado.
Se habla de
crédito simple cuando para probar la existencia solo se emite una factura de crédito.
En este caso el vendedor debita en la cuenta corriente deudora del comprador el
importe correspondiente.
Tenemos
venta a crédito documentada, cuando el vendedor emite una factura de crédito
pero recibe a su vez, un documento (conforme o pagaré) firmado por el comprador
(deudor).
Importancia:
a) Empresa vendedora:
Es el
documento que debe extenderse obligatoriamente certificando una venta legal.
Representa un derecho de cobro.
Debe
registrarla en los libros de contabilidad.
Disminuye el
stock de mercaderías.
b) Empresa compradora:
Demuestra el
origen de la mercadería adquirida.
Representa
una obligación de pago.
Debe
registrarla en los libros.
Aumenta el
stock de mercaderías.
Elementos
constitutivos: para tener validez legal la factura de crédito debe contener:
a) Nombre del comprobante: FACTURA,
CRÉDITO, DEBE.
b) Debe ser firmada por el deudor o
por su representante legal.
c) Debe tener (o no) la fecha de
vencimiento.
d) Otros requisitos (y su orden): ver
Boleta Contado.
Elementos
constitutivos no obligatorios:
1) Número de remito.
2) Número de la orden de compra.
3) Nombre del vendedor.
4) Lugar de entrega de la mercadería.
5) Forma de pago, etc.
Vías: al
igual que la boleta contado el mínimo legal son dos: original para el
comprador, copia para el vendedor. Esta es la cantidad de vías a emplearse
desde el punto de vista legal, pero hay quienes emiten en tres, cuatro, o más,
de acuerdo a su estructura contable y administrativa.
FACTURAS VENCIDAS NO PAGADAS (La
factura como título ejecutivo): a partir de la promulgación de la ley Nº 15.982
las facturas de ventas firmadas por el deudor o su representante legal se
reconocen como títulos ejecutivos.
Para que las
mismas tengan validez el documento debe contener la palabra
"factura", "debe" o "crédito" y además deben
estar firmadas por el obligado o por su representante legal (no pueden firmarla
cualquier empleado de la empresa compradora).
Debe
contener, también, la fecha de pago.
De no ser así,
la ley determina que el vencimiento será a los 30 días comerciales de emitida.
El no pago a
la fecha de vencimiento transformará al documento en un título ejecutivo.
Para que la
factura quede como título ejecutivo perfecto se debe citar al obligado o a su
representante legal para reconocer la firma en el documento.
Esta medida
se llevará a cabo en el juzgado donde se desarrolla el juicio.
Citado el
autor, por única vez y con el plazo de seis días hábiles, si no concurriera se
tendrá por reconocido el documento
Lo mismo
ocurrirá si al ir diera respuestas evasivas.
Una vez
reconocida la firma tendremos un documento pronto para iniciar el juicio
ejecutivo.
FACTURACIÓN CON EQUIPOS INFORMÁTICOS:
Formalidades: la documentación emitida
por dichos equipos deberá cumplir las formalidades de ubicación mencionados
anteriormente, inclusive en la impresión realizada por el propio sistema del
tipo de documento, identificación y destino de cada vía. El número del
documento que proporciona el sistema deberá ubicarse en el ángulo superior
derecho a continuación del tipo de comprobante.
El número
impreso de los formularios deberá ubicarse en el ángulo inferior derecho.
4: NOTAS DE AJUSTE:
Las notas de
ajuste son documentos probatorios que se emiten por errores u omisiones realizados
por la empresa en una operación de
venta a crédito. Para solucionar
estas situaciones se emiten comprobantes
que determinan un aumento o disminución en el saldo de la cuenta corriente del
cliente.
4.1: NOTA DE DÉBITO COMERCIAL:
Concepto: es un documento probatorio de
trámite externo que se contabiliza.
Finalidad: documenta un importe que será
debitado en la cuenta corriente del cliente (comprador) por parte del vendedor.
Es igual que una factura de crédito, pero se utiliza cuando los conceptos que
se han de debitar al cliente no son ni mercaderías ni servicios ni equipos.
Origen: se emite en los siguientes
casos:
a) Intereses o recargos por
financiación o por mora que el vendedor carga a cuenta del cliente. b) Errores
en menos cometidos en las facturas ya enviadas.
c) Gastos originados por el envío de
mercaderías.
Contenido: los requisitos necesarios
para tener validez legal son los mismos que los vistos en factura de crédito
siendo la única diferencia el nombre impreso del documento. Generalmente se
hace referencia al número y fecha de la factura que le dio origen. La ley no
impide que se envíe una nueva factura en vez de una nota de débito, ya que el
efecto de ambos documentos es el mismo.
Registración: se registra en la columna
del debe de la ficha de cuenta corriente deudora del cliente, aumentando así
sus obligaciones.
Vías: la
cantidad y el destino son las mismas que para la factura de crédito.
4.2: NOTA DE CRÉDITO COMERCIAL:
Concepto: es un documento probatorio,
de trámite externo y se contabiliza.
Finalidad: documentar un importe
acreditándolo en la cuenta corriente del comprador de mercaderías o servicios a
crédito. Tiene un efecto contrario de la factura, es decir, rebaja la deuda del
cliente.
Origen: se emite en los siguientes
casos:
a) Devolución de mercaderías o
envases: una devolución constituye la operación opuesta a la venta y deshace
sus efectos, siempre y cuando la causa de la misma sea valedera. En general una
devoluciones válida cuando la calidad de la mercadería recibida no es la
solicitada mediante la orden de compra o cuando dicha cantidad excede lo
solicitado.
b) Rebajas o descuentos realizados
con posterioridad a la emisión de la factura: implica una disminución de la
deuda del cliente. Su contabilización resulta similar a las devoluciones, aun
cuando en este caso no existe un desplazamiento físico de bienes.
c) Errores en la factura: cuando ésta
se hizo por un importe mayor de lo que correspondía.
Contenido: los requisitos necesarios
para tener validez legal son los mismos que los de la factura, sustituyendo esa
denominación por la de NOTA DE CRÉDITO.
Generalmente
se hace referencia al número y fecha de la factura que originó la operación.
Registración: para el vendedor la nota
de crédito implica un importe a rebajar de la deuda del cliente. Por lo mismo
deberá registrarla en la columna del haber de la ficha de cuenta corriente
deudora, disminuyendo el saldo creado al contabilizar la factura.
Vías: la cantidad y el destino son las
mismas que para la factura de crédito.
5: RECIBO OFICIAL:
Concepto: es un documento probatorio,
de trámite externo que se contabiliza.
Es una
constancia escrita en la que una persona declara bajo su firma haber recibido
dinero (efectivo cheque) de otra persona o empresa.
Finalidad: documentar la recepción de
dinero en pago de deudas. En el comercio el recibo oficial se extiende por
concepto de cancelación de deudas. Este documento forma parte de los
comprobantes de caja, pues certifica, para quién lo emite, un ingreso de dinero
y para quién lo recibe una salida de dinero (un pago)
¿Quién lo emite? lo emite la empresa
vendedora o sea quién recibe los valores
El acreedor
es quién emite y firma el recibo y el deudor quién lo recibe.
Sirve como
prueba de la cancelación (total o parcial) de la obligación que generó dicho
pago.
Contenido: los requisitos que debe
contener el recibo oficial, exigidos por la
DGI, son:
1) Nombre o razón social del emisor.
2) Domicilio fiscal.
3) Número de RUT.
4) Nombre del comprobante: RECIBO
OFICIAL.
5) Numeración correlativa impresa.
6) Pie de imprenta.
Su uso ocasionó que incluyera, además,
otros datos:
7) Nombre de la persona (o empresa)
que efectúa el pago.
8) Firma de la persona que cobra.
9) Lugar y fecha de emisión.
10) Importe en números y letras,
indicando el tipo de moneda.
11) Detalle si el pago es en efectivo
o con cheque.
12) Concepto que motiva el pago.
Validez: el período de validez de los
recibos no se encuentra limitado, a diferencia de los demás comprobantes
probatorios.
Vías: normalmente se extiende en tres vías,
de diferentes colores. El destino de cada una es: Original: se le entrega a quién
paga (el cliente).
Duplicado: lo retiene quién lo emite.
Queda en la caja.
Triplicado:
queda adherido a la libreta de recibos oficiales. Se destina a contaduría.
Archivo: tanto quién recibe como quién
cobra, tienen que archivar este documento en orden correlativo de fechas, junto
con los demás comprobantes de caja.
6: REMITO:
Concepto: es un documento probatorio
que no se contabiliza.
Finalidad: acompaña la mercadería que
se vende y toda aquella que circula por un motivo u otro dentro del país.
Certifica la
salida de mercadería del depósito del proveedor. Constituye documentación
suficiente para el traslado de mercaderías. Documenta su ingreso en el depósito
de la empresa compradora.
Tales
movimientos se registran en las fichas de existencias de mercaderías de ambas
empresas. Verifica que la mercadería llegue a poder del comprador.
Indica una
tenencia a título precario de la mercadería que sigue siendo propiedad del
remitente.
Elementos constitutivos: este
comprobante contiene:
a) Nombre y domicilio del vendedor.
b) Nombre del documento.
c) Numeración correlativa impresa. d)
Fecha de emisión.
e) Nombre y domicilio del cliente.
f) Detalle de la mercadería enviada.
g) Pie de imprenta.
Vías: el número de vías, exigido por la
ley, son tres:
Original:
para la empresa compradora El cliente podrá controlar posteriormente con la
factura de crédito recibida.
Duplicado:
para el transportista.
Triplicado:
para el remitente, que debe ser devuelta por el comprador firmada y sellada (en
caso que el vendedor sea, también, el transportista puede omitirse dicha vía).
La omisión
de documentación suficiente que acompañe el transporte de mercaderías la hará
objeto de comiso, además de las restantes sanciones a aplicarse a la empresa
titular y a la transportista, según las disposiciones vigentes del Código
Tributario.
COMPROBANTES FISCALES ELECTRÓNICOS (CFE):
Este nuevo
sistema fue creado por la ley Nº 18.600 y los decretos Nº 324/2011 y Nº 36/2012
junto con la resolución Nº 798/2012 de la DGI.
Los comprobantes
fiscales electrónicos son documentos generados y firmados electrónicamente por
un emisor electrónico autorizado mediante los cuales se documentan operaciones
que producen efectos tributarios (impuestos).
Los CFE
equivalen a la emisión en papel y consiste en el intercambio de documentos
entre el emisor (vendedor), el receptor (comprador) y la DGI por medios electrónicos.
Un CFE tiene
la misma validez legal y tributaria que las facturas y otros documentos
soportados en papel. Las operaciones realizadas entre contribuyentes se
documentarán en facturas electrónicas o e-facturas y las operaciones realizadas
con consumidores finales se documentarán con tickets electrónicos o e-tickets.
Los tickets
que individualmente superen las 10.00 U.I. ($ 25,266), excluido el IVA, se
enviarán automáticamente a la DGI. Para los tickets menores a ese monto al
final del día se envía un resumen de los mismos.
A los
efectos de otorgar garantías respecto a la autenticidad del emisor y la
integridad de los comprobantes emitidos el emisor deberá contar con:
1: el
certificado electrónico reconocido vigente.
2: la firma
electrónica avanzada en los comprobantes fiscales electrónicos.
La DGI es
quién habilita los certificados vigentes. Las empresas con emisión electrónica
deberán conservar, en forma también electrónica, durante el período de
prescripción de los tributos (5 a 10 años) los comprobantes fiscales electrónicos
emitidos y recibidos.
Todo bien
transportado dentro del territorio nacional deberá estar acompañado por la representación
impresa del comprobante fiscal electrónico.
Con este
nuevo sistema se busca que las empresas ahorren dinero (para el año 2014 el
ahorro será de u$s 2.373 millones) y tiempo, así como una mayor transparencia y
abatir la evasión fiscal.
El sistema
se compone de metas graduales y progresivas, para los años 2011-2012 fueron
solo 20 las empresas partícipes (8% de la facturación
total nacional), en el año 2013 el régimen sube a 250 empresas que significa el
50% de la facturación total del Uruguay y para el 2014 el sistema abarcará el 70%
de toda la facturación nacional.
El sistema
permitirá a la DGI tener en tiempo real las facturas y tickets que emitan las
empresas lo cual generará una base de datos muy grande con la que se podrán
cruzar datos y ver si hay empresas que están por fuera del promedio vendido
para su rubro.
No se
permite la documentación de operaciones de exportación mediante CFE.
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