U3 - CLASIFICACIÓN DE COMPROBANTES COMERCIALES

A partir de ahora veremos los distintos tipos de comprobantes comerciales, sus características y como registrarlos tanto en caso de que seamos Emisores como Receptores de los mismos.

Una clasificación bastante completa que la veremos en forma más resumida es la que clasifica los comprobantes comerciales en:

1. Documentos Probatorios y

2. Títulos de Crédito

Se dividen así según la autonomía o relación de los documentos respecto a las operaciones que los originan.

1. Probatorios contables: Son prueba de una operación comercial o interna, ocurrida, indican las partes intervinientes, que tipo de operación es, condiciones, precios, etc. Se confecciona en por lo menos 2 vías.

1.1.  Básicos: Fiscales Obligatorios (Requieren autorización de la constancia de impresión de DGI) (Ver anexo 1)

1.1.1. Boleta de Contado: es el documento que la empresa entrega al cliente cuando vende un producto o servicio al contado, o sea cuando cobra  en el momento el importe total. Debe contener la palabra “Contado” o “Boleta” o ambas.

1.1.2.Factura:  es  el  documento  que  la  empresa  entrega  al  cliente  cuando  vende  un producto  o servicio a crédito, debe tener la palabra “Crédito” o “Factura” o “Debe”.

El cliente debe firmar la vía que queda reconociendo la entrega de la mercadería comprada y la deuda generada por tal motivo.

          Notas:

Factura  proforma: Documento  utilizado a nivel  internacional  para  la importación   y/o   exportación.  

No   existe un formato   estándar   de   diseño   de   este comprobante. 

Debe  contener  además  de  los  que  aparecen  en  la  factura  común, descripción  de  la  mercadería,  precio  unitario,  tipo  de  embalaje  requerido,  transporte utilizado, tamaño de los paquetes, gastos de aduana de origen, tipo de comercialización con los fletes y seguros. No hay obligación fiscal respecto a este tipo de factura.

b.    Factura con título ejecutivo: Una factura suscripta por el obligado se reconoce como título ejecutivo.

Para que tenga carácter de ejecutivo, la factura crédito debe estar firmada por el obligado o su representante.

A través del juicio ejecutivo se decreta el embargo, se cita a excepciones al deudor en 10 días, y en caso de que no se llegue a un arreglo en 6 días en Juez puede ejecutar el embargo.

1.1.3.    Remito: documento probatorio, de uso externo, se emite por el traslado de bienes entre locales de la empresa o a un tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de contado o Factura u otro documento que habilite su circulación. Habitualmente se hace en 3 vías por lo menos, una para el destinatario, otra para el transportista y otra para el remitente, habitualmente la del transportista éste la entrega al remitente con la firma de conformidad de la entrega

Documentos de ajuste:

1.1.4.    Nota de devolución de contado: documento probatorio que se emite por devolución de  valores  al cliente, para solucionar una omisión o error cometido por la empresa. La empresa  vendedora emite la Nota de Devolución contado en dos vías, como mínimo: entrega el original al cliente y retiene para si la otra (o las demás)

1.1.5.    Nota de crédito: es el documento que disminuye el saldo total del cliente ya sea por devolución   de productos, errores  en la facturación por importes mayores, bonificaciones o descuentos posteriores a la facturación.

1.1.6.    Nota de débito: es el documento que aumenta el saldo total del cliente ya sea por errores en la facturación, por recargos y/o intereses  posteriores a la facturación.

Fiscales no obligatorios

1.1.7.    Recibo Oficial: documento donde consta la cancelación de una obligación en forma total o parcial, debe tener los importes en números y letras y la firma del cobrador. Si son necesarios ciertos requisitos mínimos en su diseño, ellos son:

Nombre o razón social

Nombre comercial –si existe-

Domicilio fiscal, Número de RUT

Numeración correlativa pre impresa exclusiva para los recibos

Leyenda “Recibo oficial”

Pie de Imprenta

Fecha de emisión

Nombre del deudor

Cantidad recibida en números y letras

Detalle de facturas pagadas y total

Forma de valores recibidos: efectivo, cheques (con detalle de número y Banco)

Firma del cobrador (Requisito imprescindible para validez del recibo)

1.2.  Complementarios:

1.2.1.    Ingreso de caja: Movimiento interno de documentación de ingreso de dinero. Generalmente se usa en las rendiciones de cuentas de viáticos para documentar el saldo remanente devuelto de un vale de egreso.

1.2.2.    Egreso de caja: Movimiento interno de documentación de egreso de caja. Generalmente se emite un vale de caja y las situaciones más comunes es que se emita para documentar egresos por viáticos a rendir cuenta, adelantos para gastos de locomoción, adelantos de sueldos, etc.

1.2.3.    Orden de venta: Es un documento probatorio interno de la empresa para satisfacer la necesidad de un cliente de materiales o servicios. Con los datos de la orden de venta y una vez autorizada se procederá a la elaboración del pedido, emisión del comprobante de venta (factura crédito o contado) y la entrega de mercaderías.

1.2.4.    Orden de compra: Es un documento probatorio externo cuya finalidad es solicitar mercaderías o servicios a un proveedor o que nos solicitan a nosotros en donde se detallan las condiciones de compra, cantidades, detalles de los productos o servicios, precios establecidos, etc. Generalmente le precede una o varias solicitudes o cotizaciones de precios

1.2.5.    Pedido seccional: documento probatorio de circulación interna de materiales o mercaderías dentro de la empresa.

2.    Títulos Valores: Son documentos autónomos que valen por sí mismos, sin depender de la operación que los originó. Su autonomía radica en que derecho puede ejercer un tercero.

2.1.  Representativos de prestaciones dinerarias

2.1.1.    Órdenes de pago

2.1.1.1.        CHEQUE las disposiciones están en la ley 14412 del 3/08/75.   El cheque es un formulario proporcionado por un banco, que es usado para efectuar retiros de una cuenta corriente  bancaria.  El  cheque  es  un  título  valor  o  título  de  crédito  porque  adquiere independencia de la operación que lo originó, o sea tiene vida propia sin importar cuál fue el hecho económico que lo originó.

Funciones del cheque:

Es un medio de pago: sirve para cancelar obligaciones

Permite disponer de fondos depositados en los bancos

Fácil transportabilidad, sustituye el dinero, siendo de menor volumen

Seguridad

Personas que intervienen:

1-  Librador: es quien emite el cheque, el titular de la cuenta corriente

2-  Librado o Banco girado: es la institución bancaria que tiene que pagar el cheque

Formas de  librarse: son  las formas en  que  se emiten los cheques con  respecto al beneficiario y pueden ser:

1.  A favor de una persona determinada, se incluye el nombre del beneficiario; es transmisible por vía de endoso. El Banco lo pagará al tenedor del cheque, debiendo controlar la regularidad de los endosos pero no la autenticidad de las firmas, salvo la del librador

2.  A favor de una persona determinada con cláusula “no a la orden”; se incluye el nombre del beneficiario y entre paréntesis la expresión “no a la orden”. Solo podrá ser  pagado  al  beneficiario  que  acredite  su  identidad  o  acreditado  en  su  cuenta corriente bancaria para lo cual debe endosarlo

3.  Al portador, no se identifica el beneficiario. Son pagos a la persona que se presente en la ventanilla del banco para su cobro, se transmiten por simple entrega

Tipos de cheques:

a)  Cheque común, es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador debe tener fondos suficientes depositados a su orden o autorización paga girar en descubierto.

b)  Cheque diferido es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador  a  la fecha de la presentación estipulada en el propio documento, debe tener  fondos  suficientes  depositados  a  su  orden  o  autorización  paga  girar  en descubierto.

A partir de la fecha de presentación (Páguese desde el…..) le son aplicables las disposiciones de los cheques comunes. No pueden ser presentados al cobro antes de la fecha indicada para su pago. No podrá mediar un plazo mayor de 180 días entre su fecha de creación y su fecha de presentación al cobro.

Otras clases de cheques:

Cheque cruzado el tenedor de estos cheques no puede cobrarlos directamente por ventanilla sino que debe cobrarlo a través de otra institución bancaria. Como formalidad 2 líneas paralelas en el ángulo superior izquierdo del cheque con la palabra banco o sin ninguna mención.

Cheque certificado consiste en una constancia firmada por el banco en el mismo cheque, en que se establecen que existen fondos disponibles en la cuenta corriente del librador, quien lo recibe tiene la seguridad que dicho cheque será pagado

Plazos:

Cheques librados en moneda nacional:

•  15 días corridos desde la fecha de creación inclusive

•  30 días desde la fecha de creación si son librados en otro lugar de donde es la libreta

•  60 días desde la fecha de creación si son librados en el extranjero contra un banco del país

Cheques  librados  en  moneda  extranjera  –dólares: 120  días  desde  la  fecha  de creación

Nota: los días se toman corridos, o sea, se toman en cuenta los días hábiles y feriados.

2.1.1.2.     LETRA DE CAMBIO es una orden de pago escrita que una persona dirige a otra para que pague  en un lugar y plazo determinado una suma de dinero. Hoy se usan por personas que no tienen cuenta corriente para retirar sumas significativas de dinero de sus cuentas bancarias. Solo puede ser nominativa.

2.2.  Promesas de pago:

2.2.1.    CONFORME es un documento en que se reconoce una deuda de parte del comprador hacia el  vendedor con promesa de pago en una fecha determinada. Antes de esa fecha no puede exigirse el pago. Puede tener un único vencimiento o ser en cuotas. Se origina  por  la  compra-venta  de  un  bien o  servicio,  lo  que  se especifica  en  el documento. Se podría pagar con él trasmitiéndolo a otra persona con la cual tengo una deuda, se endosa al trasmitirlo. También se podría descontar en un banco

2.2.2.    VALE O PAGARE es similar al conforme, la diferencia sustancial es que no se origina por la compra venta de un bien o servicio sino por un préstamo de dinero.

3.    Títulos valores representativos de transporte de mercaderías:

3.1.  Guía de encomienda. Documento que expide una empresa de transporte de encomienda (terrestre), como constancia de haber recibido del embarcador, determinadas mercancías para transportarlas hasta su destino. Tiene carácter de contrato de transporte de carga.

3.2.  Carta de porte. La carta de porte como su nombre lo indica es el escrito en el que constan las mercancías que se transportan por vía terrestre, la importancia de la carta de porte radica en que, a través de este documento se tiene conocimiento de la mercancía que se transporta; mientras que el conocimiento de embarque hace referencia al transporte tanto marítimo como aéreo, el conocimiento de embarque no es más que la constancia de embarque de la mercancía.

La carta de porte y el conocimiento de embarque son dos clases de títulos valores que tienen características de ser representativos de mercancías, de mercancías que se transportan ya sea por vía terrestre tratándose de carta de porte o por transporte marítimo o aéreo cuando hablamos de conocimiento de embarque.

3.3.  Conocimiento de embarque. B/L (por sus iniciales en inglés, Bill of lading) es un documento propio del transporte marítimo que se utiliza como contrato de transporte de las mercancías en un buque en línea regular. La finalidad de este contrato es proteger al cargador y al consignatario de la carga frente al naviero y dar confianza a cada parte respecto al comportamiento de la otra.

3.4.  Certificado de porte.  Certificado de Depósito o CD son instrumentos del mercado monetario con un plazo relativamente corto que pagan una tasa fija de interés hasta una fecha de vencimiento determinada.

En el mercado al por menor financiero, la apertura de un Certificado de Depósito normalmente implica colocar fondos líquidos en una cuenta de ahorros con una institución financiera minorista que ofrece un tipo de interés fijo hasta llegar a la fecha de vencimiento establecida.

Además, los fondos colocados en este tipo de CD por lo general no pueden ser retiradas o quizás sólo se pueden retirar con previo aviso y / o con un cargo adicional como penalidad.

3.5.  Warrant: es un contrato o instrumento financiero derivado que da al comprador el derecho, pero no la obligación, de comprar/vender un activo subyacente (acción, futuro, etc.) a un precio determinado en una fecha futura también determinada.

En términos de funcionamiento, los warrant se incluyen dentro de la categoría de las opciones (Una opción financiera es un instrumento financiero derivado que se establece en un contrato que da a su comprador el derecho, pero no la obligación, a comprar o vender bienes o valores (el activo subyacente, que pueden ser acciones, bonos, índices bursátiles, etc.) a un precio predeterminado (strike o precio de ejercicio), hasta una fecha concreta (vencimiento). Existen dos tipos de opciones: call (opción de compra) y put (opción de venta)).

El warrant, al igual que las opciones, dan al poseedor la posibilidad de efectuar o no la transacción asociada (compra o venta, según corresponda) y a la otra parte la obligación de efectuarla.

El hecho de efectuar la transacción recibe el nombre de «ejercer» el warrant.